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Referenzbericht HELIOS Klinik Bleicherode

Referenzbericht

HELIOS Klinik Bleicherode

Der Diktierworkflow in der HELIOS Klinik Bleicherode war bisher umständlich, da die Ärzte mit verschiedenen Geräten diktierten. Heute diktieren die Ärzte mit digital und nutzen Patientenlisten, um Diktate verwechslungsfrei zu ihren Patienten zu erstellen.

Mobile Sprachverarbeitungslösung bringt Klinik Gewinn

Referenzbericht HELIOS Klinik Bleicherode - Anwender

„Mit dem digitalen Diktat ist uns noch nie ein Diktat verlorengegangen.“

Christian Kusy, HELIOS Klinik Bleicherode

Die Anforderung

Die Ärzte der HELIOS Klinik Bleicherode diktierten stets analog und mit verschiedenen Geräten. Der Workflow war umständlich. Eine digitale Diktierlösung sollte Abhilfe schaffen. Wichtig war den Ärzten dabei, dass es sich um eine mobile Lösung handelt und dass sie – wenn möglich – keinen PC nutzen müssen, um ihre Diktate ans Schreibbüro zu übertragen.

Die Lösung

Dem Kunden wurde eine kombinierte Lösung aus der prozessorientierten Software MARIS der Marienhaus Dienstleistungen GmbH und den Diktier- und Schreibplatzlösungen der Grundig Business Systems GmbH empfohlen.

Die Vorteile

Den Ärzten stehen Patientendaten auf ihrem mobilen Diktiergerät zur Verfügung. Sie können Diktate zum Patienten und somit verwechslungsfrei erstellen. Der Prozess der Dokumentenerstellung wurde mit dem digitalen Diktat wesentlich beschleunigt.

Einfacher Zugriff auf Patientendaten von unterwegs

Die HELIOS Klinik Bleicherode ist ein Fachkrankenhaus für Orthopädie in Thüringen. Die Ärzte diktierten bisher ihre Dokumente wie beispielsweise OP-Berichte, Gutachten und Entlassbriefe mit unterschiedlichen mobilen Kassettendiktiergeräten. Doch der Workflow für die Dokumentenerstellung war umständlich und nahm viel Zeit in Anspruch: So mussten die bespielten Kassetten über lange Wege ins Schreibbüro gebracht werden. „Hinzu kam, dass die Qualität der Aufnahmen für Schreibkräfte teils miserabel war und es daher oft Nachfragen gab“, sagt Christian Kusy, IT-Leiter der HELIOS Klinik Bleicherode.

Um diesen Zustand zu verbessern, sollte eine digitale Lösung her. „Auf einer IT-Leiter-Sitzung in Berlin wurde mir eine kombinierte Lösung empfohlen“, berichtet Kusy. Diese besteht aus der Software MARIS der Marienhaus Dienstleistungen GmbH und den Diktiergeräten beziehungsweise Schreibplätzen der Grundig Business Systems GmbH. Kusy nahm sogleich Kontakt zu den Firmen auf, um sich ausführlich zum digitalen Diktat beraten zu lassen. Er holte sich die Chefin der Schreibkräfte mit ins Boot, mit der er sich gemeinsam die Oberfläche der Software ansah. So sollte von Anfang an eine hohe Akzeptanz für den Umstieg innerhalb der gesamten Klinik erzielt werden. Kurz darauf startete der Rollout des neuen Systems. Der Parallelbetrieb der alten und neuen Geräte erfolgte über den kurzen Zeitraum von einer Woche, sodass der Umstieg schnell umgesetzt wurde.

Mobilität entscheidend
Die Ärzte der Klinik bevorzugten von Anfang an eine mobile Diktierlösung und wurden daher mit dem digitalen Diktiergerät Digta 7 Premium ausgestattet. „Heute wünschen sie keine andere Lösung mehr“, so Kusy. Die Geräte haben die Nutzer mit ihrer einfachen Handhabung überzeugt. Außerdem liegen sie gut in der Hand und punkten mit der hohen Qualität der Aufnahmen. Auch die Schreibkräfte bestätigen, dass die Diktate verständlicher sind und somit Nachfragen beim Diktanten nicht mehr notwendig sind. Sie sind mit einem Einsteigerpaket für Schreibplätze ausgestattet, das Kopfhörer und Fußschalter beinhaltet.

Patientenlistenfunktion schafft Sicherheit
Die Diktate können mit oder ohne Patienten- und Dokumentenbezug erfolgen, aber gerade die Patientenlistenfunktion bei den mobilen Endgeräten ist eine Besonderheit. Sie bietet dem Arzt die Möglichkeit, über das Diktiergerät auf die wesentlichen Patientendaten zuzugreifen. Das heißt: Ausgewählte Stammdaten werden direkt in dem Diktiergerät gespeichert und können vom Arzt von unterwegs aufgerufen werden. Die Diktate können „zum Patienten“ erfolgen, sodass eine sichere Zuordnung gewährleistet und somit ein sicherer Prozess gegeben ist.

Technisch wird dies mithilfe der Software MARIS umgesetzt. Über eine ADT-Schnittstelle werden die aktuellen Patientenstammdaten aus dem SAP nach MARIS übernommen. Welcher Anwender auf welche Patientendaten Zugriff erhält, ist in der MARIS-Administration genau definiert. Stellt also ein Arzt zu Beginn seiner Arbeit sein Gerät in eine Dockingstation, erfolgt eine Synchronisation mit MARIS. Die benötigten Patienten- und Formulardaten werden auf sein mobiles Gerät gespielt. Diese Übertragung kann auch per WLAN oder LAN mithilfe eines Adapters von Grundig Business Systems erfolgen. „Der große Vorteil dieser Lösung ist, dass die Ärzte nicht an einen PC gebunden sind, sondern ihr Gerät zum Übertragen der Patientendaten oder auch zum Versenden der Diktate nur in eine Dockingstation stellen müssen“, so Kusy. Und er ergänzt: „Diktate sind uns mit dieser Lösung auch noch nicht verlorengegangen.“

Im Digta 7 Premium können bis zu 1.000 Patientendatensätze gespeichert werden. Durch eine komfortable Such- und Filterfunktion ist ein schneller Zugriff gewährleistet. Im Fall der HELIOS Klinik Bleicherode sind die Nachnamen der Patienten alphabetisch geordnet. Der Arzt kann in der Liste blättern und sich den gewünschten Patienten suchen, zu dem er ein Diktat aufnehmen möchte. Darüber hinaus wählt er ein Dokument wie zum Beispiel Anamnese, Gutachten oder OP-Bericht aus und vergibt eine Priorität. Nun kann er die Aufnahme starten. Im Anschluss versendet er das Diktat per WLAN oder LAN an die entsprechende Schreibkraft. Dies geschieht automatisch, sobald er das Diktiergerät in eine Dockingstation stellt. Je nach Dokument oder Arzt ist entweder der Schreibpool im Haupthaus, der Schreibdienst in der Ambulanz oder der Schreibdienst in der Verwaltung als „Ziel“ hinterlegt. Darüber hinaus wurden für die Schreibkräfte der Klinik auch Vertretungsfunktionen eingerichtet. So können sie in MARIS eine Stellvertretung auswählen und auf deren Diktate zugreifen.

Fazit
Die HELIOS Klinik Bleicherode hat den Umstieg auf das digitale Diktat in kurzer Zeit vollzogen. Innerhalb der Organisation ist die Akzeptanz für das neue System sehr hoch, denn es vereinfacht die Abläufe beim Dokumentenerstellungsprozess und führt zu einem Zeitgewinn. Die Anbindung ans KIS ermöglicht, patientenbezogene Diktate zu erstellen, sodass keine Verwechslungen bei den Diktaten möglich sind. Die Schreibkräfte schätzen vor allem die Qualität der Aufnahmen und die Software MARIS, die einen schnellen Überblick über das Arbeitsaufkommen liefert. Im Vergleich zu früher haben die Schreibkräfte weniger Korrekturaufwand. Sowohl die Klinik als auch die Patienten profitieren vom Umstieg, denn als Ergebnis werden nun 99 Prozent der Diktate noch am gleichen Tag abgetippt. Die Dokumente stehen zeitnah zur Verfügung.

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