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Referenzbericht

St. Johannisstift Paderborn

Im St. Johannisstift Paderborn wird mit der HL7-Schnittstelle jedes Diktat schon am Gerät mit Ärzten und Patienten verknüpft. Dank automatischer Übertragung via WLAN sind die Diktate in kürzester Zeit beim Schreibdienst verfügbar. So können Diktate schneller bearbeitet und Dokumente früher erstellt werden. Die Verlässlichkeit der Geräte sorgte dabei im Ärzte-Team und der IT für Begeisterung. 

Dirk Cruse Leiter Diktierprojekt

 

„Für uns waren die Qualität und Leistung der Lösungen von Grundig Business Systems von Anfang an konkurrenzlos.“

Dirk Cruse, Leitung Referat IT, St. Johannisstift Paderborn

Die Anforderung

Im St. Johannisstift Paderborn war eine neue, digitale Diktatlösung und eine einheitliche Diktatverwaltung notwendig, um ein fragmentiertes Altsystem zu ersetzen. Zudem war es das Ziel, dass der Schreibpool weniger Zeit mit der Diktatverwaltung verbringt und Ärzte ihre Diktate schneller übertragen können.

Die Lösung

Das mobile Digta 7 in der Premium Version inklusive Docking-Stationen wurde im gesamten Krankenhaus eingeführt. Die personalisierten Diktate werden beim Verbinden des Gerätes mit der Docking-Station automatisch per LAN und WLAN übertragen. Aufgrund einer Schnittstelle zum KIS (Krankenhaus-Informationssystem) Medico//s sind damit Arzt, Patient und Diktat dauerhaft „verknüpft“. Durch den Central Digta Configurator kann die IT-Abteilung zudem alle Geräte zentral verwalten.

Die Vorteile

Durch eine ganzheitliche Lösung und die zentrale Geräteverwaltung hat sich der Support-Aufwand der IT-Abteilung stark verringert. Diktate werden nun schneller und ohne zusätzlichen, manuellen Aufwand übertragen. Die Organisation der Schreibkräfte fällt ebenfalls leichter, da diese jetzt, durch Markierungen in der Software, Diktate den Ärzten und Patienten zuordnen können.

Eine enge Partnerschaft mit Zukunft

Dirk Cruse ist seit fünf Jahren Leiter des Referats IT im St. Johannisstift Paderborn. „Der Name Grundig steht für deutsche Wertigkeit. In Sachen Dokumentenerstellung vertrauen wir daher auf 60 Jahre Erfahrung aus Bayreuth.“

Nach ersten Versuchen mit dem digitalen Diktieren, entschloss sich das Unternehmen auf die Lösungen von GBS umzusteigen, weil nur so die Anforderungen vor Ort abgebildet werden konnten. Seither wurden die Lösungen gemeinsam weiterentwickelt. Sowohl die IT als auch die Anwender sind begeistert von dem neuen System.

Die mobilen, digitalen Geräte der Digta 7 Reihe sind durch ihre robuste Bauweise auch dem hektischen Klinikalltag gewachsen. „Da springt kein Batteriedeckel ab, wenn es mal aus dem Arztkittel fällt und verbiegt sich nichts, wenn man sich mal draufsetzt. Da kennen wir von anderen Geräten anderes.“, vergleicht Cruse.

Die Geräte können außerdem an jeder der Docking-Stationen im Haus geladen werden und übertragen dabei die Diktate direkt per LAN oder WLAN an den Schreibpool. Dies ist vor allem bei Konsultationen über Fachbereiche hinweg eine echte Erleichterung. Die Ärzte können von jedem Standort im Haus ihre Diktate versenden – aus dem eigenen Arztzimmer oder von einer Station. Und auch für die IT ist mit den WLAN-Modulen vieles einfacher geworden: Netzwerkdosen müssen nicht mehr eingerichtet werden und es werden keine Kabel mehr benötigt.

Immer auf dem Stand der Dinge mit der HL7-Schnittstelle
Jeder Arzt besitzt ein individualisiertes Gerät, auf dem er bei jedem Diktat den betroffenen Patienten auswählen kann. Hierbei kommt die HL7-Schnittstelle zum Einsatz. Über diese ist das Diktiernetzwerk mit den Informationen aus dem Krankenhaus-Informationssystem verbunden. Mit Hilfe der Schnittstelle kennt das Diktiersystem jederzeit die aktuellen Patienten und durch welche Ärzte diese behandelt werden. Diese Daten werden automatisch und für jeden Arzt individuell auf das Diktiergerät übertragen.

So kommt das Diktat gleich mit Arzt- und Patientenzuordnung im Schreibdienst an. Die Schreibdienstmitarbeitenden arbeiten gemeinsam die Diktate ab, die zentral in einem Schreibpool ankommen. Sie können jedoch dank der Zuordnung zum Arzt und seinem Fachgebiet gleich die Diktate heraussuchen, die den eigenen Kenntnissen von Spezialvokabularen entsprechen.
Ist das Diktat in ein fertiges Dokument umgewandelt worden, erhält der Arzt vom System hierzu eine Mitteilung auf seinem Gerät. Er kann dann umgehend den Text an seinem Arbeitsplatz final bearbeiten und freigeben. „Früher mussten die Ärzte immer im Sekretariat anrufen, um zu erfragen, wie weit ihre Diktate sind. Die automatische Mitteilung ist da eine große Arbeitserleichterung“, so Cruse.

Problemloser Umstieg mit festem Ansprechpartner
„Die Umstellung auf das System von Grundig Business Systems lief durch die enge Betreuung reibungslos und schnell. Feedback wird ernst genommen und oft in allgemeine Lösungen integriert.“, berichtet Cruse begeistert.

Mit Hilfe des Central Digta Configurators können die Geräte zentral administriert und zum Beispiel Updates mit wenig Aufwand an alle Geräte im Haus verteilt werden. Das spart vor allem in der IT zeitliche und finanzielle Ressourcen. Die zugehörige Software DigtaSoft Pro erhält zudem im Rahmen eines  Servicevertrages regelmäßig kostenlose Upgrades und ist so immer auf dem neuesten Stand. Durch einen dauerhaften, persönlichen Ansprechpartner bei Grundig Business Systems werden außerdem alle im Alltag entstehenden Herausforderungen in kürzester Zeit bewältigt.

Fazit
Im St. Johannisstift Paderborn wurde der Workflow durch die Lösungen von Grundig Business Systems transparenter und steuerbarer. Durch die neuen Prozesse können Ärzte ihre Diktate flexibler übertragen. Der Schreibdienst selbst kann Diktate besser zuordnen und schneller bearbeiten und die eigenen Ressourcen dabei optimal aufteilen. Durch die kürzere Zeit bis zum fertigen Dokument profitieren Patienten, Ärzte und Verwaltung gleichermaßen, während sich gleichzeitig der Administrationsaufwand in der IT deutlich verringert hat.

 

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