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Referenzbericht Krankenhaus Johanneum

Referenzbericht

Krankenhaus Johanneum

Im Krankenhaus Johanneum sollte der Dokumentenerstellungsprozess effizienter werden. Bei einer Umstellung auf das digitale Diktat spielte vor allem eine optimale Anbindung ans Krankeninformationssystem eine entscheidende Rolle.

Umstieg auf modernste Diktiertechnologie

Referenzbericht Krankenhaus Johanneum - Anwender

„Nur Grundig Business Systems konnte das Diktiersystem nach unseren Wünschen perfekt ans KIS anbinden.“

Dierk Klinker, Krankenhaus Johanneum

Die Anforderung

Im Krankenhaus Johanneum sollte der Dokumentenerstellungsprozess verbessert und effizienter gestaltet werden. Daher wollte das Krankenhaus auf eine digitale Diktierlösung umsteigen. Wichtig war hierbei eine Anbindung an das bestehende Krankenhausinformationssystem (KIS).

Die Lösung

Für das Krankenhaus stellte Grundig Business Systems (GBS) eine komplette Workflowlösung bereit. Diese besteht aus mobilen Diktiergeräten (Digta 7 Premium), PC-Mikrofonen (Digta SonicMic II Classic), Schreibplätzen (Digta Transcription Premium Kit), Handschalter, WLAN-Adapter sowie der professionellen Software DigtaSoft Pro.

Die Vorteile

Die GBS-Lösung ermöglicht ein effizientes Workflowmanagement. Mit den WLAN-Adaptern in den Operationssälen werden die Diktate besonders schnell an den Schreibpool gesandt. Die Anbindung der Mikrofone an das KIS garantiert eine eindeutige Zuordnung der Diktate zum jeweiligen Patienten.

Krankenhaus Johanneum verknüpft Diktaterstellung mit dem KIS

Das Krankenhaus Johanneum Wildeshausen im Landkreis Oldenburg ist ein Allgemeinkrankenhaus mit circa 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Täglich werden zahlreiche Diktate aufgenommen und Schriftsätze erstellt, zum Beispiel Entlassbriefe, Ergebnisse der Endoskopie, Röntgen-Gutachten, OP-Berichte, Sprechstundennotizen oder auch Briefe an die Berufsgenossenschaft. Bisher wurden die Diktate mit analogen Kassettengeräten aufgenommen und die Kassetten anschließend an die Schreibkräfte weitergegeben. „Die Kassetten erwiesen sich nach modernen Gesichtspunkten nicht mehr als praktikabel“, sagt Dierk Klinker, IT-System-Administrator des Krankenhauses. Um den Dokumenten-Erstellungsprozess zu verbessern und auch effizienter zu gestalten, musste eine moderne und zweckmäßige Lösung gefunden werden. Produkte verschiedener Anbieter wurden getestet. Die Entscheidung fiel zugunsten der digitalen Diktierprodukte des deutschen Marktführers im professionellen Diktieren, Grundig Business Systems. Unterstützt wurde die Einführung der neuen Produkte durch den zertifizierten GBS-„Premium Partner“ speech-IT aus Hamburg.

Heute kommen mehrere GBS-Produkte gleichzeitig zum Einsatz: mobile Diktiergeräte (Digta 7 Premium), PC-Mikrofone (Digta SonicMic II Classic), komplette Schreibplätze (Digta Transcription Premium Kits), ein Handschalter, ein Digta W/LAN-Adapter sowie die professionelle Software DigtaSoft Pro. „Die Investition hat sich gelohnt“, resümiert Klinker, nachdem die ersten 5000 Diktate mit dem neuen System aufgenommen worden sind. „Wir haben einen besseren Überblick über die Anzahl und vor allem der noch offenen Diktate. So lässt sich auch das Personal besser einteilen“, sagt er.

Von Vorteil: Eine Anbindung ans KIS
Eine der großen Herausforderungen war der Kundenwunsch nach einer Anbindung der PC-Mikrofone ans Krankeninformationssystem (KIS). Es sollte der Patientenname in der Diktatsoftware erkennbar sein, sodass eine eindeutige Zuordnung der Diktate zum jeweiligen Patienten erfolgt. Zusammen mit Thomas Meyer von speech-IT und Klinker konnte GBS eine unkomplizierte Anbindung der PC-Mikrofone Digta SonicMic II Classic ans KIS erstellen. Der Ablauf ist einfach: Die Ärzte rufen im KIS den Patienten auf, zu dem ein Diktat erstellt werden soll. Über ein Script wird die Diktatsoftware DigtaSoft Pro gestartet und der gewünschte Datensatz in den Dateinamen und den Diktatbegleitzettel bei DigtaSoft Pro eingefügt. Übergeben werden Name des Patienten, Geburtsdatum, die Patienten-ID, der Name des Diktants, Diktatart und der präferierte Schreibpool. Es gibt mehrere Pool-Ordner, Diktatarten und Gruppen, denen ein Arzt das Diktat zuordnen kann. So wurde beispielsweise ein Pool „Innere Medizin“ mit den Diktatarten „Stationär“, „Ambulant“, „Endoskopie“ und „Röntgen-Visite“ angelegt. Es stehen weitere Pools „Chirurgie“, „Patientenadministration“ und „Verwaltung“ mit jeweils individuellen Diktatarten und Gruppen zur Verfügung. Sowohl am Anfang oder beim Beenden des Diktates kann der Begleitzettel angezeigt werden. Anschließend werden die Diktate über das Diktiernetzwerk versandt. Jede Schreibkraft hat über die Listenansicht in DigtaSoft Pro mit dem Dateinamen und dem zusätzlichen Begleitzettel die notwendigen Informationen. Diktate zu bestimmten Patienten können so komfortabel aufgerufen werden. „Besonders beliebt bei den Schreibkräften ist die Filterfunktion, über die beispielsweise offene Diktate oder Diktate einer Unterkategorie angezeigt werden können“, erklärt Klinker.

Digta W/LAN-Adapter: Die schnelle Verbindung zum Schreibpool
Die mobilen Diktiergeräte Digta 7 Premium kommen in den Operationssälen zum Einsatz. Sie sind auf dem neuesten technologischen Stand und sehr einfach in der Handhabung. „Für die Ärzte war lediglich eine Kurzeinweisung notwendig. Sie haben die Funktionalität der mobilen Diktiergeräte sehr schnell in der praktischen Anwendung umsetzen können“, berichtet der IT-System-Administrator. Auch die Audio-Qualität hat Ärzte sowie Schreibkräfte überzeugt. Besonders praktikabel ist der Digta W/LAN-Adapter im OP-Bereich. „Mit diesem Zusatzgerät werden die Diktate ganz ohne Kabel und PC über den FTP-Server an den Schreibpool versandt. Der Arzt stellt das Diktiergerät nur in die Dockingstation und schon werden die Diktate automatisch übertragen“, erklärt Klinker weiter. Der Dokumentenerstellungsprozess werde so wesentlich beschleunigt, Dokumente stehen eher bereit.

Fazit
Das Krankenhaus Johanneum hat den kompletten Umstieg von analogen Diktierlösungen auf die digitale Diktiertechnik vollzogen. Neben modernsten Diktiergeräten und PC-Mikrofonen setzt das Krankenhaus auch Schreibplatzlösungen und einen W/LAN-Adapter von Grundig Business Systems ein. Die Diktierlösungen ermöglichen ein bequemes Arbeiten und ein effizientes Workflowmanagement. Die Erstellzeit von Dokumenten wurde so innerhalb kürzester Zeit wesentlich verringert.


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