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Referenzbericht Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt

Referenzbericht

Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt

Bei der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt sollte die Arbeitsbelastung der Büroangestellten beim Fertigstellen von Dokumenten verringert werden. Daher sollte eine digitale Diktierlösung mit einer Spracherkennung eingeführt werden.

Zeitnahe Dokumentenerstellung mit Spracherkennung

Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt

„Mit der Spracherkennung hat es bei mir von Anfang an ausgezeichnet geklappt.“

Herbert Herlitz, Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt

Die Anforderung

Die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt verfügt über keine klassischen Schreibkräfte, sondern über Büroangestellte, die das Transkribieren von Diktaten zusätzlich zu ihren Hauptaufgaben noch erfüllen. Um deren Arbeitsbelastung zu verringern, sollte eine digitale Diktierlösung mit einer Spracherkennung eingeführt werden.

Die Lösung

Der Kunde entschied sich für mobile digitale Diktiergeräte von Grundig Business Systems sowie die Spracherkennung DigtaSoft Voice legal. Diese enthält juristisches Fachvokabular und ist somit für den Einsatz bei der Verwaltungsgemeinschaft, die viel mit Rechtsthemen beschäftigt ist, bestens geeignet.

Die Vorteile

Dank der Umstellung auf das digitale Diktat samt Spracherkennung werden die Dokumente nun zeitnah erstellt. Die Büroangestellten, die bisher für das Transkribieren der Diktate zuständig waren, können sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren.

Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt entlastet Büroangestellte

In der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt werden täglich zahlreiche Schriftsätze erstellt, so auch von Herbert Herlitz, Geschäftsleitender Beamter. Er ist unter anderem für die Personalverwaltung zuständig. Täglich diktiert Herlitz diverse Schriftsätze wie Aktenvermerke und Briefe. Bis vor Kurzem geschah dies noch analog – mit einem Kassettengerät von Grundig. Seine Diktate übergab er im Anschluss an seine Kollegin, die die Diktate für ihn in Schriftform brachte. „Aber die Bänder haben natürlich eine gewisse Lebensdauer und die war vereinzelt überschritten. Darunter litt die Qualität und manchmal mussten wir ganze Bänder mit den noch nicht transkribierten Diktaten wegwerfen“, so Herlitz. Zudem arbeiten bei der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt keine „klassischen“ Schreibkräfte, sondern Bürofachangestellte, die hauptsächlich anderen Aufgaben nachgehen wie zum Beispiel der Betreuung des Bürgerbüros.

Daher war man einem Umstieg auf eine digitale Diktierlösung in Verbindung mit einer Spracherkennung gegenüber aufgeschlossen und lud den deutschen Marktführer für professionelles Diktieren ein, die Grundig Business Systems GmbH (GBS) aus Bayreuth. „Wir haben uns die digitale Lösung bei uns im Hause vorführen lassen und waren begeistert, dass alles so problemlos funktioniert“, berichtet Herlitz, der Spracherkennung schon mehrmals in der Vergangenheit testete, aber mit den Ergebnissen nie zufrieden war. Doch GBS überzeugte bei der Vorführung mit der eigenen Lösung und so entschied sich die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt für das Spracherkennungspaket DigtaSoft Voice legal Mobile Set. Dieses enthält das Diktiergerät Digta 7 Premium inklusive Workflowsoftware DigtaSoft Pro sowie die Spracherkennungssoftware DigtaSoft Voice legal.

Spracherkennung reduziert Stress
Das Paket bietet viele Vorteile. Die Spracherkennung enthält zum Beispiel ein juristisches Fachvokabular. „Dies ist sehr hilfreich, da unsere Schriftsätze oft auch rechtliche Aspekte beinhalten“, berichtet Herlitz. Außerdem erfordert die Software nur geringen Einarbeitungsaufwand. „Die Einweisung verlief schnell und die auf mich optimierten Einstellungen nahm ein Technik-Experte von GBS vor“, so Herlitz weiter. Sein bisheriges Vokabular, das er für seine Mails nutzte, ließ er gleich in die Spracherkennung übertragen. Dies garantiert von Anfang an eine noch höhere Erkennungsrate. Tipps zum Umgang mit einer Spracherkennung erhielt Herlitz nicht nur über GBS, sondern auch über das in der Software hinterlegte Lernprogramm. Dieses informiert beispielsweise übersichtlich und einfach, wie man richtig diktiert und welche Befehle für das Diktieren mit einer Spracherkennung nützlich sind. „Das Diktieren mit der Spracherkennung hat bei mir auf Anhieb ausgezeichnet funktioniert“, berichtet Herlitz.

Die Diktate werden mit dem mobilen Diktiergerät Digta 7 Premium aufgenommen. „Es liegt super in der Hand und erfüllt alle Ansprüche an ein modernes Diktiergerät“, so Herlitz. Das Gerät ist über ein USB-Kabel mit seinem Rechner verbunden. Möchte er ein neues Dokument erstellen, so wählt er die entsprechende Dokumentenvorlage in Microsoft Office Word aus und startet die Spracherkennung. Somit erscheint sein Diktat direkt im Textverarbeitungsprogramm und er kann während des Diktierens am Bildschirm mitlesen. „Natürlich musste ich am Anfang erst ein wenig üben. Aber es klappt wirklich gut und ich bin begeistert, wie gut die Erkennung ist.“ Muss Herlitz dennoch einmal eine Korrektur im Dokument vornehmen, so lernt die Spracherkennung automatisch mit und das hinterlegte Sprachprofil wird verbessert.

Dank diesem neuen Dokumentenerstellungsprozess konnte Herlitz etwas Stresspotenzial von seiner Bürokraft nehmen, die bisher die Dokumente fertigstellte. „Sie hat andere wichtige Aufgaben. Da ist es für sie eine Erleichterung, dass sie nur noch ab und zu einmal ein Dokument für mich transkribieren muss“, sagt Herlitz.

Fazit
Für die Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt hat sich der Einstieg ins digitale Diktat in Verbindung mit einer Spracherkennung als Vorteil erwiesen. Büroangestellte, die früher die Transkription von Diktaten nebenbei erledigten, können sich nun ganz auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Für den Geschäftsleitenden Beamten Herlitz ist es ein großes Plus, dass er bei der Erstellung seiner Schriftsätze unabhängig von anderen Personen ist und ihm die Dokumente gleich zur Verfügung stehen – vor allem wenn es um dringende Schreiben geht. Die Spracherkennung hat ihn mit ihrer hohen Erkennungsrate überzeugt. Das digitale Diktiergerät ist einfach und intuitiv zu bedienen.


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