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Städte und Gemeinden

Städte und Gemeinden

Effiziente Dokumentenerstellung in Behörden

In der Verwaltung von Städten und Gemeinden gibt es traditionell viele Bereiche, in denen das Schreibaufkommen sehr hoch ist. Entsprechend kann dort mit der Einführung des digitalen Diktats der Dokumentenerstellungsprozess beschleunigt werden – um bis zu 75 Prozent. Ein Plus für die Mitarbeiter ist der enorme Qualitätsgewinn, der die Transkription der Diktate vereinfacht.

Professionelle Lösungen für die Verwaltung

Professionelle Lösungen für die Verwaltung
  • in der Verwaltung mit Spracherkennung effizienter diktieren und Kosten sparen
  • Offline-Spracherkennung als Lösung für mobile Diktanten
  • die Online-Spracherkennung für das Diktieren am PC
  • Lösungen für das barrierefreie Diktieren und Transkribieren
  • Schutz sensibler Daten mittels Datenverschlüsselung und PIN

Ob Amt oder Bürgermeisterbüro: Der Umstieg auf das digitale Diktat lohnt sich sowohl für einen einzelnen Bürgermeister und seine Schreibkraft als auch für eine größere Organisationseinheit, zum Beispiel im Gesundheits- oder Bauamt. Für jeden dieser Fälle kann Grundig Business Systems eine individuelle Lösung für die Sprachverarbeitung anbieten.

Mit Spracherkennung Kosten sparen
Gerade bei Städten und Gemeinden fallen umfassende Schreibarbeiten an. Um hier Verwaltungskosten einzusparen, sind Lösungen gefragt, die die Abläufe optimieren, zum Beispiel auch beim Dokumentenerstellungsprozess. In der Praxis hat sich der Einsatz von Spracherkennung bewährt, um Dokumente einfach und vor allem schneller zu erstellen. Dabei gibt es verschiedene Lösungen – je nach bevorzugter Arbeitsweise des Diktanten. Grundig Business Systems bietet mit DigtaSoft Voice professional eine Spracherkennung an, die speziell auf das professionelle Diktat und die eigene Hardware angepasst ist. Sie können diese sowohl in Kombination mit einem mobilen Diktiergerät für die Offline-Erkennung oder zusammen mit einem Diktiermikrofon für die Online-Erkennung verwenden.

Mehr Flexibilität dank Offline-Spracherkennung
Sind Sie hin und wieder unterwegs und diktieren Sie auch außerhalb Ihres Büros, so empfehlen wir, ein mobiles Diktiergerät wie das Digta 7 zu verwenden. Mit ihm fällt der Umstieg auf das digitale Diktat besonders leicht, denn den Schiebeschalter sind Sie schon von den analogen Grundig-Diktiergeräten gewohnt und mit dem „Easy Mode“ gibt es eine Menü-Variante, in der nur die wesentlichsten Diktierfunktionen angezeigt werden. Somit können Sie sich ganz auf das Diktieren konzentrieren. Außerdem profitieren Sie von der bekannten Grundig-Qualität: Unsere Geräte sind robust und natürlich „made in Germany“.

Die aufgezeichneten Diktate können Sie an Ihrem PC von der Spracherkennung in Text umwandeln lassen, wenn Sie wieder im Büro sind. Oder Sie geben Ihr Diktiergerät an Ihre Sekretärin oder leiten die Sprachdateien an sie weiter und die Erkennung erfolgt an deren PC. Der Vorteil: Ihre Sekretärin kann gleich noch Formatierungsänderungen und letzte Korrekturen am Dokument vornehmen.

Online-Spracherkennung: Diktieren direkt am PC
Wer lieber direkt am PC diktiert, trifft mit dem USB-Diktiermikrofon Digta SonicMic 3 eine exzellente Wahl. Dieses Mikrofon ist auf das stationäre Diktat und Spracherkennung optimiert. Nuance, führender Hersteller von Spracherkennungslösungen, hat das Digta SonicMic 3 getestet und die Höchstbewertung für die Erkennungsgenauigkeit mit Dragon NaturallySpeaking vergeben.

Über ein einfaches, selbsterkärendes Konfigurationstool können Sie die Funktionstasten nach Ihren Wünschen belegen, zum Beispiel mit Spracherkennungsbefehlen oder Hotkeys wie „Mikrofon ein/aus“, „Korrekturfenster öffnen“ oder „Buchstabieren“. Das Erlernen der wichtigsten Spracherkennungsbefehle ist somit überflüssig. Sie steuern die Software einfach über minimale Daumenbewegungen mit den Drucktasten des Mikrofons. Den diktierten Text, den Ihre Spracherkennung erkennt, können Sie live am PC mitlesen. Und somit auch letzte Korrekturen vornehmen.

Erkennungsleistung mit spezifischem Vokabular steigern
Um eine möglichst hohe Erkennungsgenauigkeit zu erzielen, sollte das bei der Spracherkennung hinterlegte Vokabular auf das Vokabular des Anwenders abgestimmt sein. Grundig Business Systems bietet neben DigtaSoft Voice professional auch die Spracherkennung DigtaSoft Voice legal an, die juristisches Vokabular enthält. Außerdem passen wir auf Wunsch auch den Wortschatz an, sodass Ihnen spezifische Fachworte, Abkürzungen, Eigennamen etc. gleich zur Verfügung stehen.

Barrierefrei diktieren und transkribieren
Unsere Diktier- und Sprachverarbeitungslösungen eignen sich auch zum barrierefreien Diktieren und Transkribieren. Zum Diktieren empfehlen wir vor allem unsere Diktiermikrofone, die einfach nur mit dem Daumen bedient werden. Die Funktionstasten sind individuell belegbar. Außerdem ist die Software über Hotkeys steuerbar. Die Schreibsoftware DigtaSoft Pro lässt sich komplett über Tastenkürzel bedienen und arbeitet mit den gängigsten Screen Readern zusammen. Wir beraten Sie gerne auch zu Möglichkeiten der Bezuschussung von Beschaffung und Installation durch das Integrationsamt.

Sensible Daten schützen
Der Schutz personenbezogener Daten hat in der öffentlichen Verwaltung höchste Priorität. Mit den Lösungen von Grundig Business Systems können Sie ein in DSSPro aufgenommenes Diktat automatisch während des Diktatvorgangs in Echtzeit mit 256 bit verschlüsseln. Auch eine nachträgliche Verschlüsselung ungeschützter DSS- und DSSPro-Diktate ist möglich. Die Diktate werden sowohl von den Diktiergeräten als auch von der Sprachverarbeitungssoftware DigtaSoft Pro mit dem entsprechenden Passwort wieder entschlüsselt. Mobile Diktiergeräte der „Digta 7“-Serie können Sie darüber hinaus mit einem PIN-Code vor unbefugtem Zugriff schützen.

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