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Referenzbericht

SLP Anwaltskanzlei Dr. Seier & Lehmkühler GmbH

Für die Anwaltskanzlei SLP aus Reutlingen stand mit einer Büroerweiterung im September 2016 auch eine Neuorientierung der IT-Infrastruktur an. Die ganzheitliche, Cloud-basierte Lösung sollte ein flexibles Arbeiten unabhängig vom Arbeitsplatz ermöglichen – auch bei der Dokumentenerstellung mit Hilfe einer digitalen Diktatlösung.

 

„Diktieren in der Cloud, ob am PC, mobil und mit Spracherkennung – Grundig Business Systems bot uns als einziger Anbieter die passgenaue Lösung.“

Dr. Ralf Kittelberger, Geschäftsführer der SLP Anwaltskanzlei Dr. Seier & Lehmkühler GmbH

Die Anforderung

Die Kanzlei SLP beabsichtigte, ihre IT-Infrastruktur auf eine Cloud-Lösung umzustellen und suchte nach einer Lösung, die es den Anwälten flexibel ermöglichen sollte, in der Cloud-Umgebung nach ihren individuellen Wünschen zu diktieren – auch mit Spracherkennung.

Die Lösung

Nur Grundig Business Systems bietet neben dem klassischen Diktat mit dem Central Voice Transcriber (CVT) die Möglichkeit einer Hintergrundspracherkennung auf dem Server. Die Korrekturen werden durch das Sekretariat gemacht.

Die Vorteile

Die Lösungen möglichen SLP das Arbeiten in der Cloud mit flexiblen Workflows: Egal ob klassisches Diktieren ohne Spracherkennung, Offline-Spracherkennung mit Korrektur im Sekretariat und Online-Spracherkennung für eigenständiges Arbeiten der Anwälte.

 

Digitale Diktatlösung bei SLP Anwaltskanzlei Dr. Seier & Lehmkühler: Arbeiten in der Cloud mit dem Central Voice Transcriber (CVT)

Die SLP ist eine der führenden Arbeitsrechtskanzleien für Arbeitgeber und Führungskräfte in Süddeutschland und deckt neben den arbeitsrechtlichen Schwerpunkten auch die Schnittstellen zum Sozialversicherungs-, Gesellschafts-, Vertriebs(kartell)recht sowie zum öffentlichen Dienst- und Beamtenrecht umfassend ab.

Fließender Übergang mit den gewünschten Ergebnissen

„Als eine typisch schwäbische Kanzlei sind wir in erster Linie an einer pragmatischen Lösung interessiert. Wir wollen einen Anbieter, der uns einen Mehrwert schafft und eine Investition, die sich rechnet", so Rechtsanwalt Dr. Ralf Kittelberger. SLP hatte dabei besondere Anforderungen an die neue IT-Infrastruktur: „Unsere Vorgabe lautete, dass wir unseren Berufsträgern ein vom Arbeitsplatz losgelöstes Arbeiten ermöglichen wollten. Ob im Büro, in unserer Niederlassung in München, im Homeoffice oder beim Mandanten." Die einzige Lösung, die sich dabei anbot, war ein Cloud-Konzept, das mit dem IT-Dienstleister Danner IT-Systemhaus GmbH aus Reutlingen umgesetzt wurde. Alle notwendigen Server für den täglichen Bedarf stehen dabei nicht im Unternehmen selbst, sondern bei einem externen Dienstleister (DATEV), um die Kanzlei so zu entlasten.
Die bis dahin genutzte digitale Diktatlösung war – vor allem in puncto Spracherkennung – nicht kompatibel mit den neuen Anforderungen. „Nur Grundig Business Systems hatte eine technische Lösung, die - nach Erfüllung unserer technischen Vorgaben - alle unsere Ansprüche erfüllen konnte", sagt Dr. Ralf Kittelberger.
Die erfolgreiche Einführung der digitalen Diktatlösung in der neuen Cloud-Umgebung gelang SLP auf ganzer Linie. Die Mitarbeiter wurden bereits früh eingebunden - so stieß die neue Art des Diktierens von Anfang an auf hohe Akzeptanz. Nach einer 4-wöchigen Pilotphase wurde die Lösung kanzleiweit ausgerollt. Frau Susanne Tourlas, Kanzleimanagerin der SLP, lobt die reibungslose Einführung: „Unsere Erfahrung ist durchweg positiv. Es war eine ganz unaufgeregte Übergangssituation, die maximal perfekt vorbereitet war."

Flexibilität im Diktat passgenau für sämtliche Bedürfnisse

Bei SLP wird – wie in Anwaltskanzleien üblich – viel diktiert: E-Mails, Stellungnahmen, Gutachten, Schriftsätze. Doch jeder Anwalt hat andere Präferenzen, was seine Arbeitsweise angeht. Es galt daher, diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, damit kein Berufsträger Einschränkungen bei seiner ihm eigenen Arbeitsweise hinnehmen musste.
Einige Anwälte blieben beim klassischen Diktat - ohne Spracherkennung. Der Anwalt sendet hierbei seine Audio-Datei an das Sekretariat, die dort transkribiert wird.
Die Mehrzahl der Anwälte nutzt jedoch die Vorteile der Spracherkennung. Im Normalfall wird dabei die Audio-Datei des Diktats zur Erkennung an den Cloud-Server geschickt. Im Anschluss erhält das Sekretariat die Audio-Datei zusammen mit dem erkannten Text. Der Inhalt kann so synchron abgehört und gelesen und dabei etwaige Fehler schnell korrigiert werden.
Außerdem ist eine Spracherkennungslösung im Einsatz, die es den Anwälten erlaubt, auch außerhalb der Sekretariatszeiten in Eigenregie Texte zu erstellen oder Dokumente fertig zu stellen. Hierbei erfolgt die Spracherkennung online direkt am Computer. Die Software läuft auch hier in der Cloud. Das Textdokument entsteht aber ohne Zwischenschritte direkt am Arbeitsplatz des Anwalts.
SLP ist so für alle Eventualitäten gerüstet und zeigt sich mit der Vielfalt an Arten des Diktierens zufrieden: „Wir nutzen praktisch alle möglichen Einsatzformen, die das digitale Diktat ermöglicht und haben so unseren Workflow deutlich verbessert, was letztlich unseren Mandanten zu Gute kommt."

Die Lösungen im Einsatz

Zunächst wurden 26 Berufsträger am Standort Reutlingen ausgestattet. Jeder Arbeitsplatz erhielt standardmäßig ein PC-Mikrofon Digta SonicMic 3. Darüber hinaus gibt es drei mobile Diktiergeräte Digta 7 mit je 10 hinterlegten Benutzerprofilen für den Einsatz unterwegs.
Die Diktate werden in der Software DigtaSoft Pro aufgenommen und im Sekretariat abgespielt. Als Spracherkennung kommt DigtaSoft Voice legal zum Einsatz. Der hinterlegte, spezifisch juristische Wortschatz sorgt für eine optimale Erkennungsleistung von Anfang an.
Die Anwendung Central Voice Transcriber (CVT) ermöglicht die reibungslose Hintergrunderkennung auf dem Server. Sie reiht die Sprachaufzeichnungen in eine Erkennungswarteschlange, sodass die einzelnen Audio-Dateien eine nach der anderen abgearbeitet und in Text umgewandelt werden. Nach der Korrektur im Sekretariat werden die Diktate erneut auf den Server geschickt. So lernt die Software aus den Korrekturen und das Sprachprofil der Diktanten wird mit jedem Einsatz verbessert. Da der CVT im Hintergrund auf einem Server läuft, sind die Rechner vor Ort entlastet.
Besonders wichtig war es der Kanzlei, auf eine Standardlösung zurückgreifen zu können. „Eine maßgeschneiderte Lösung“, so Dr. Ralf Kittelberger, „war für uns von großer Bedeutung. Individualprogrammierung wollten wir aber nicht, weshalb Grundig zunächst nach unseren Anforderungen die Funktionalität der Software vorangetrieben hat."

Fazit

Gutes Projektmanagement und eine Diktierlösung, die in der Cloud funktioniert, schufen für SLP ein zukunftsfähiges System. Das ist wichtig, denn die Kanzlei will weiter wachsen. Im März 2017 wurde der Standort München eröffnet, weitere Standorte sollen schon in naher Zukunft folgen. Die Diktatlösung soll auch dort jeweils eingeführt werden. Daher steht für SLP die Skalierbarkeit an erster Stelle. Mit einem Cloud-Server, auf dem klassisches digitales Diktat genauso gut funktioniert wie das Arbeiten mit Spracherkennung sieht sich die Kanzlei auch für Veränderungen in Zukunft gerüstet.

 

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