FacebookXingYoutube

Referenzbericht

Kanzlei VOELKER & Partner

Für die Ansprüche und Anforderungen der internationalen Sozietät VOELKER & Partner stellen die Produkte zur Sprachverarbeitung von Grundig Business Systems die ideale Lösung dar. „Es war schon immer klar, dass mobil diktiert wird“, so Dr. Christina Blanken, „hier tippt kein Rechtsanwalt selbst, das wäre nicht rentabel.“ Mit den digitalen Diktiergeräten Digta 7 Premium und der zugehörigen Software konnten schon sehr positive Ergebnisse erzielt werden. Doch um die Aufgaben der schnell wachsenden Kanzlei zu bewältigen, suchten VOELKER & Partner nach einer neuen Lösung in der bewährten hohen Qualität.

 

„Der CVT hat mich überzeugt: mit dieser Spracherkennung kann ich normal weiter diktieren und gleichzeitig die Effizienz steigern.“

Dr. Christina Blanken, Rechtsanwältin

Die Anforderung

Die Schreibarbeit der Sekretärinnen bedeutet einen hohen Aufwand, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Der administrative Bereich sollte effizient und schlank bleiben, trotz wachsender Kanzleigröße und zunehmendem Diktaktaufkommen.

Die Lösung

Der Central Voice Transcriber (CVT) arbeitet auf dem Netzwerkrechner und erhöht den Diktatdurchsatz. Die offline Spracherkennung erstellt die Dokumente und verbessert nach Finalisierung der Schriftstücke automatisch ihr Vokabular anhand der Korrekturen.


Die Vorteile

Die Zeitersparnis bei den Schreibarbeiten beträgt 50%. Sekretärinnen werden in ihrer Arbeit entlastet und das Arbeitsklima deutlich entspannt. Für die Diktanten ändert sich nichts in ihrer Arbeitsweise. Die Eingewöhnungsphase ist daher sehr kurz. Die Armortisation gelingt innerhalb von 12 Monaten.

 

Kanzlei VOELKER & Partner begeistert von der offline Spracherkennung. Der Central Voice Transcriber (CVT) verkürzt die Schreibarbeit um 50%

Die Kanzlei VOELKER & Partner verzeichnet ein stetiges Wachstum. Das Ziel lautete daher, im Jahr 2016 zusätzliche Rechtsanwälte einzustellen, die Kernmannschaft der hoch qualifizierten Sekretärinnen sollte aber weiterhin bestehen bleiben. Diese umfasst insgesamt 14 Vollzeitstellen an Bürokräften, die sich um die Dokumentenerstellung von 30 Diktanten kümmern. Deshalb entschied sich die Kanzlei im Herbst 2015 dafür, die offline Spracherkennung Central Voice Transcriber von Grundig Business Systems zu testen. Das Produkt erwies sich als ausgezeichnete Wahl, um die steigende Zahl der Diktate zu bewältigen, ohne die wertvolle Zeit der Schreibkräfte zu belasten. Bereits nach kurzer Zeit war VOELKER & Partner von dem Mehrwert des Produktes begeistert. Anfang 2016 wurde aus der Testphase der Livebetrieb.

Gesteckte Ziele erreichen und zeitgleich von Veränderungen profitieren

Von den positiven Veränderungen profitiert die gesamte Kanzlei, allen voran jedoch die vielen Sekretärinnen, die Schriftsätze nun nicht mehr komplett abtippen, sondern lediglich im Nachgang Korrekturen vornehmen müssen. Die Arbeit wurde deutlich effizienter und auch die Texte sind jetzt schneller verfasst. Die Erleichterungen sind vor allem bei langen Schriftstücken von 50 bis 100 Seiten spürbar. Generell nutzen die Schreibkräfte den CVT jedoch für jede Art von Dokument. Dazu zählen Verträge, E-Mails, Aktennotizen und Schriftsätze. Aus diesem Grund kommt die offline Spracherkennung auch jeden Tag zum Einsatz, über den gesamten Tag hinweg. Für Carola Schmid, Referatssekretärin im Bereich Erbrecht, ist die Erleichterung im gesamten Haus spürbar und aus dem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken: „Ich persönlich würde den CVT nicht mehr hergeben wollen. Man merkt es im ganzen Haus, dass es irgendwie entspannter geworden ist.“ Das zeichnet sich vor allem am Wegfall der reinen Schreibarbeit ab. Dadurch werden neue Kapazitäten frei, die wertvolle Zeit kann nun wieder effektiver genutzt werden.

Der Prozess der Dokumentenerstellung ist denkbar einfach. Die Rechtsanwälte diktieren wie gewohnt ihre Schriftsätze mobil und unkompliziert. Die fertigen Aufzeichnungen gehen dann an das Sekretariat. Dort wandelt die Spracherkennungssoftware das Diktat in ein Schriftstück um. Die Schreibkräfte müssen jetzt nur noch einzelne Korrekturen vornehmen, zum Beispiel an Eigennamen und unbekannten Wörtern. Nach der Finalisierung erhält der CVT automatisch Feedback über die Änderungen und lernt sie für künftige Dokumente. Auf diese Weise wird die Erkennung von Mal zu Mal immer besser. Die gesamte Abwicklung läuft im Vergleich zur alten Herangehensweise doppelt so schnell ab.

Die Einführungsphase

Die Kanzlei VOELKER & Partner konnte auf keine Erfahrung mit Spracherkennung zurückgreifen. Die neue Technologie wurde aus Sicht von Dr. Christina Blanken jedoch schnell verstanden: „Das mit der offline Erkennung ist perfekt, auch für nicht technisch affine Rechtsanwälte. Da ist jeder in der Kanzlei schnell reingekommen.“ Die Erkenntnis wird auch aus Sicht der größten Gewinner der Umstellung bestätigt – den Sekretärinnen. Denn obwohl die Korrekturen anspruchsvoll sind und eine andere Form der Konzentration verlangen, wurden die ersten Monate kaum als Eingewöhnungsphase wahrgenommen. Der Mehrwert war sofort spürbar und wurde von der schnell eintretenden Amortisation bestätigt.

Im Einsatz: mobiles Diktiergerät Digta 7, Spracherkennung DigtaSoft Voice legal mit Central Voice Transcriber zur Spracherkennung am Server und Schreibarbeitsplatz Digta Transcription Preimum

Fazit
Das Ziel der Kanzlei, die Anzahl der Rechtsanwälte aufzustocken und gleichzeitig den administrativen Bereich mit hoch qualitativen Kräften schlank zu halten, wurde definitiv erfüllt. Das neue Produkt hilft Schreibarbeiten auf ein Minimum zu reduzieren und erleichtert den gesamten Arbeitsalltag. Die reibungslose Zusammenarbeit und Unterstützung durch Grundig Business Systems half der Kanzlei dabei, ihre Pläne umzusetzen und ein Plus für das gesamte Haus zu erzielen.

 

Download Referenzbericht