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Referenzbericht Dr. Maack & Kollegen

Referenzbericht

Dr. Maack & Kollegen

Die Kanzlei Dr. Maack, Elsaesser, Hensel und Lüttmann wollte ihre vorhandenen Personalressourcen optimal nutzen und daher auch den Prozess zur Dokumentenerstellung verbessern. Die Lösung: Einführung des digitalen Diktats mit Spracherkennung.

Mit Digitaltechnik ans Ziel

Referenzbericht Dr. Maack & Kollegen - Anwender

„Die Spracherkennung in Verbindung mit dem Diktiergerät Digta 7 Premium ist die ideale Lösung für ein effizienteres Dokumentenmanagement.“

Kay-Niklas Elsaesser, Dr. Maack · Elsaesser · Hensel · Lüttmann Rechtsanwälte und Notare

Die Anforderung

Bisher diktierte die Anwalts- und Notariatskanzlei Dr. Maack, Elsaesser, Hensel und Lüttmann analog. Doch die Anwälte wollten den Prozess der Dokumentenerstellung effizienter gestalten und die vorhandenen Personalressourcen optimal nutzen. Sie suchten daher nach einer digitalen Diktierlösung, die zusammen mit einer Spracherkennung eingesetzt werden kann.

Die Lösung

Die Anwälte der Kanzlei entschieden sich für das mobile Diktiergerät Digta 7 Premium sowie das PC-Mikrofon Digta SonicMic II. Beide Geräte funktionieren ausgezeichnet mit der Spracherkennung HighSpeech.

Die Vorteile

Die Kanzlei profitiert von der Anwendung der digitalen Diktiertechnologie mit der Spracherkennung HighSpeech, denn die Schriftsätze werden zeitnah erstellt. Der Wortschatz der Spracherkennung steht kanzleiweit zur Verfügung und wird stets erweitert. Dank eines Schreibpools werden die Ressourcen im Sekretariat optimal genutzt.

Kanzlei steigert Effizienz dank digitaler Diktierlösung und Spracherkennung

Die Rechtsanwalts- und Notariatskanzlei Dr. Maack, Elsaesser, Hensel, Lüttmann im niedersächsischen Einbeck betreut Firmen und Privatpersonen in allen rechtlichen Bereichen. Täglich diktieren die fünf Anwälte (davon zwei Anwaltsnotare) bis zu 30 Schriftsätze, sodass das Diktieren und Transkribieren einen erheblichen Anteil der Arbeitszeit in der Sozietät einnimmt. Bisher setzten die Anwälte auf die bewährte analoge Diktiertechnik von Grundig Business Systems, die Stenorette. „Damit waren wir auch immer zufrieden, aber dennoch haben wir uns gefragt, ob der Prozess der Dokumentenerstellung nicht doch optimiert werden kann“, so Rechtsanwalt Kay-Niklas Elsaesser. Ihr IT-Experte R. Aranowski EDV-Systeme GmbH & Co. KG empfahl der Kanzlei, auf die digitale Diktierlösung HighSpeech von datatronic beka technologies und Hardware von Grundig Business Systems umzusteigen. Seit Ende 2012 diktieren zwei Anwälte mit dem mobilen Diktiergerät Digta 7 Premium, ein weiterer Anwalt mit dem PC-Mikrofon Digta SonicMic II von Grundig Business Systems. Sie alle nutzen darüber hinaus auch die Spracherkennung von HighSpeech.

„Früher haben sich die Bänder schon hin und wieder gestapelt und es dauerte manchmal zu lange, bis ein wichtiges Dokument erstellt war“, erinnert sich Elsaesser. Das hat sich mit der Einführung des digitalen Diktats und der Spracherkennung geändert. Der Anwalt und Mediator entschied sich, genauso wie sein Kollege Rechtsanwalt Jörg Lüttmann, für das mobile Diktiergerät Digta 7 Premium. „Das hat den Vorteil, dass ich auch Zuhause diktieren kann und damit jederzeit ortsunabhängig bin“, sagt er. Die Umstellung auf das Gerät verlief problemlos. Die Haptik des Digta 7 Premium ist angenehm, auch wegen der Soft-Touch-Composite-Oberfläche, die im Gegensatz zu einem Metallgehäuse keine schweißigen Hände hervorruft. Das Gerät ist daher rutschfest und liegt auch wegen der richtigen Größe perfekt in der Hand. Darüber hinaus überzeugen das große Display, das übersichtliche Menü und die sehr gute Audioqualität des Diktiergerätes.

Diktate effizient erstellt
Dank einer im Diktiergerät integrierten Zahlen- und Buchstabenerkennung kann Elsaesser vor jedem Diktat die Aktennummer diktieren. Diese wird erkannt und automatisch als Diktatnamen hinterlegt. Zusätzlich gibt der Anwalt ein, ob die Bearbeitung des Diktates Priorität hat und nimmt über eine Funktionstaste zusätzliche Arbeitsanweisungen auf. Diktat, Anweisung und alle weiteren Informationen werden automatisch vom Digta 7 heruntergeladen und zu HighSpeech übertragen. Die Diktatdatei selbst wird im Anschluss mithilfe des Spracherkennungsmoduls von HighSpeech zu Text umgewandelt. Dabei wird die Spracherkennung offline verwendet, also ohne die Ansichtsfunktion für den Diktierenden. Das heißt, der Erkennungsprozess verläuft im Anschluss zum Diktieren. „Das ist sehr angenehm, da ich so meine Arbeitsweise beibehalte und nicht ständig gleichzeitig auf dem Bildschirm schaue, um zu sehen, ob das Programm alles richtig erkennt“, so Elsaesser. Er stellt daher das Diktiergerät nach der Diktataufnahme nur noch in die Dockingstation und das Diktat wird automatisch über das Netzwerk an den hinterlegten Schreibpool versandt. Rechtsanwalt und Notar Frieder Hensel verwendet das PC-Mikrofon Digta SonicMic II und nutzt HighSpeech in vollem Umfang. Das ermöglicht ihm, den erkannten Text beim Diktieren mitzulesen. Jedes übertragene Diktat wird in der Diktatliste von HighSpeech angezeigt und ermöglicht dank der Aktennummer als Diktat-ID das sofortige Zuordnen des Diktates zu einer bestimmten Akte. 

Die Schreibkraft hört das Diktat ab, vergleicht den synchron hinterlegten Text und nimmt parallel Korrekturen vor. Diese Änderungen werden selbstständig vom Spracherkennungssystem verarbeitet. „Es ist wirklich von Vorteil, dass das Programm auf diese Weise lernt und die korrigierten Begriffe so zukünftig richtig schreibt“, sagt Elsaesser. Ein weiteres Plus: Der Wortschatz der Spracherkennung steht kanzleiweit und somit allen Diktierenden zur Verfügung. Er wird automatisch durch die Korrekturen und Ergänzungen der Schreibkräfte erweitert.

Fazit
In der Rechtsanwalts- und Notariatskanzlei Dr. Maack, Elsaesser, Hensel, Lüttmann Rechtsanwälte und Notare sind die ersten Anwälte erfolgreich auf die digitale Diktiertechnologie umgestiegen. Von Vorteil ist vor allem die Kombination der professionellen Diktiergeräte von Grundig Business Systems mit der Spracherkennung von HighSpeech. Diese zeichnet sich durch eine hohe Erkennungsrate aus und erleichtert den Schreibkräften die Arbeit. „Die Spracherkennung und deren problemloses Zusammenspiel mit den Diktiergeräten gibt für uns den Ausschlag, dass unsere Schriftsätze jetzt sehr zeitnah erstellt werden. Die Korrektur eines spracherkannten Diktates geht sehr viel schneller als das Schreiben eines kompletten Diktates“, bestätigt Elsaesser. Hinzukommt die Poollösung, die das schnelle Abarbeiten der Diktate fördert. Die vorhandenen Ressourcen in der Kanzlei werden so optimal genutzt, das Sekretariat arbeitet besonders effizient.


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