Dans quel contexte avez-vous déployé DigtaSoft Voice Medical?

Il s’agissait de répondre à un enjeu de taille : malgré 4 à 5 postes de secrétariat médical, le CIMROD avait accumulé plusieurs semaines de retard dans la production des comptes-rendus de radiothérapie et d’oncologie. Les quatre praticiens en charge de cette activité génèrent en effet 140 courriers par jour en moyenne, ce qui représente un volume difficilement traitable par les secrétaires dans des délais raisonnables. Jérôme Jacquin, IDE responsable Qualité, et moi-même avons alors découvert la solution de dictée numérique et de reconnaissance vocale DigtaSoft Voice Medical. C’était là un pari gagnant. Six mois plus tard, les courriers étaient transmis en seulement huit jours au prescripteur. Ce délai a ensuite été réduit à néant : les comptes-rendus sont désormais produits au jour le jour, ce qui n’est pas sans impacts sur la continuité des soins au bénéfice des patients.

Quelle organisation avez-vous retenu?

Les praticiens de radiothérapie et d’oncologie dictent aujourd’hui leurs comptes-rendus en mobilité. Une fois posé sur son socle de déchargement, le dictaphone transmet automatiquement le fichier son au serveur centralisé DigtaSoft Voice Medical, qui le retranscrit par reconnaissance vocale. La bande audio et le document associé sont ensuite envoyés sur un serveur de récupération destiné au pool de secrétaires médicales. Celles-ci ont une visibilité complète sur les fichiers en attente et peuvent mieux se répartir la charge de travail. Il leur suffit alors de vérifier la concordance entre le fichier texte et la bande son : pendant l’écoute de la dictée, un curseur se déplace automatiquement sur le texte correspondant pour leur permettre d’y apporter les corrections nécessaires. Une fois le compte-rendu mis en forme et validé par le médecin, les secrétaires n’ont plus qu’à l’inscrire dans le logiciel métier.

Cette organisation centralisée a permis un gain de temps considérable.

La finalisation des fichiers produits par reconnaissance vocale est en effet rapide : les secrétaires médicales ont alors plus de temps à consacrer au patient. DigtaSoft Voice Medical est également utilisé par les médecins urgentistes de la Polyclinique Francheville de Périgueux, sur le site de laquelle est implanté le CIMROD. L’organisation retenue est ici différente : équipés de microphones filaires, les urgentistes dictent leurs observations directement dans l’outil métier ; le texte correspondant s’inscrit immédiatement à l’écran et peut être annoté en temps réel. Là aussi, le gain de temps est conséquent et permet d’accélérer la prise en charge des malades. À chaque fois, DigtaSoft Voice Medical a donc su s’adapter au contexte organisationnel pour optimiser le processus de production documentaire. C’est là un atout de taille.

#41 - Mai 2018 - Hospitalia