Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel automatisiert die Briefwahl mit EMMA

Von der digitalen Beantragung bis zu den ausgedruckten Briefwahlunterlagen: Die Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel nutzt bei Wahlen einen automatisierten Workflow. EMMA bearbeitet offene Anträge auf Briefwahl im Hintergrund. Am nächsten Morgen liegen die regulär verarbeiteten Unterlagen am Drucker bereit; Fälle mit Abweichungen warten gezielt auf die Klärung durch die Mitarbeitenden. Die Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel betreut in der Grenzregion zu Luxemburg 64 Ortsgemeinden und die Stadt Neuerburg mit insgesamt rund 20.000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Seit 2025 setzt die Verwaltung gemeinsam mit Grundig Business Systems auf die RPA-Lösung EMMA. Ein anschaulicher Anwendungsfall ist die automatisierte Bearbeitung von Briefwahlanträgen. Der Ablauf wurde bereits für Landtagswahlen sowie Landratswahlen eingesetzt und steht mit kleinen Abwandlungen prinzipiell für alle Wahlen zur Verfügung.

Briefwahlunterlagen automatisiert vorbereiten

Nach dem Versand der Wahlbenachrichtigungen gehen innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Briefwahlanträge ein. Zuvor mussten Mitarbeitende jeden Fall einzeln öffnen, mögliche Systemmeldungen prüfen und den Druck auslösen. Diese wiederkehrenden Schritte binden gerade während der arbeitsintensiven Wahlvorbereitung viel Zeit.
Mit EMMA automatisiert die Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel diesen Ablauf vom Eingang des digitalen Antrags bis zum Ausdruck der Briefwahlunterlagen.

So funktioniert der Workflow 

1. Briefwahl digital beantragen
   Wahlberechtigte scannen den QR-Code auf ihrer Wahlbenachrichtigung, öffnen den Online-Antrag und übermitteln die erforderlichen Angaben.
2. Offene Anträge aufrufen
   EMMA meldet sich nachts mit einem eigenen Benutzerkonto im Meldeverfahren an, öffnet das Postfach der jeweiligen Wahl und filtert nach offenen, noch nicht verarbeiteten Fällen.
3. Angaben abgleichen
   EMMA öffnet den nächsten Antrag und gleicht die online eingegebenen Angaben mit den im Meldeverfahren hinterlegten Daten ab.
4. Passende Anträge drucken
   Stimmen die Angaben überein und zeigt das Fachverfahren keine Warnung an, stößt EMMA den Druck der erforderlichen Briefwahlunterlagen an.
5. Abweichungen zur Klärung stellen
   Zeigt das Fachverfahren eine Warnmeldung, verschiebt EMMA den Fall in den Bereich zur Klärung. Die Mitarbeitenden prüfen diese Einzelfälle am folgenden Arbeitstag.

Nach jedem Fall kehrt EMMA in das Wahlpostfach zurück und bearbeitet den nächsten offenen Antrag. Sobald kein weiterer Fall verfügbar ist, beendet sie den Lauf und meldet sich aus dem Fachverfahren ab. So werden reguläre Fälle auch außerhalb der Öffnungszeiten verarbeitet, während unklare Anträge kontrolliert an die Mitarbeitenden übergeben werden.

Die Vorteile

• weniger manuelles Durchklicken und Drucken
• Bearbeitung offener Anträge auch außerhalb der Öffnungszeiten
• gezielte Übergabe unklarer Fälle an die Mitarbeitenden
• einheitliche Bearbeitung nach dem festgelegten Ablauf
• spürbare Entlastung bei hohem Antragsaufkommen
• erneute Nutzung des Workflows bei unterschiedlichen Wahlen

Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Verwaltung. EMMA arbeitet ausschließlich innerhalb der festgelegten Systeme, Berechtigungen und Prozessschritte. Fälle mit Abweichungen werden nicht automatisch entschieden, sondern den Mitarbeitenden zur Prüfung vorgelegt.

Vielfältige Verwaltungsprozesse automatisieren

Das Aufgabenspektrum der Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel ist breit. Viele Prozesse umfassen zwar vergleichsweise geringe Fallzahlen, müssen von den Mitarbeitenden aber dennoch sicher beherrscht werden – auch wenn sie nur selten anfallen. Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn Daten aus Online-Anträgen manuell in Fachverfahren übertragen oder Informationen zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen werden müssen.
Neben dem Briefwahlprozess automatisiert die Verwaltung deshalb weitere wiederkehrende Aufgaben mit EMMA. Dazu gehören die vollständige Verarbeitung von KITA-Anmeldungen einschließlich der Datenübernahme und Dokumentenablage, Abläufe zwischen Friedhofswesen und Finanzverfahren, regelmäßige Adressabgleiche sowie die Ablage von PayPal-Zahlungsdaten im Dokumentenmanagementsystem. Das reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand, verbessert die Datenqualität und stellt sicher, dass festgelegte Prozessschritte zuverlässig ausgeführt werden. Künftig soll EMMA insbesondere im Bereich der Online-Dienste noch stärker zum Einsatz kommen, um häufig fehlende Schnittstellen zu Fachverfahren zu ersetzen und die automatisierte Datenübertragung zu ermöglichen.

Schneller Einstieg mit produktiven Ergebnissen

Der Briefwahlworkflow ist vergleichsweise übersichtlich. Das Digitalisierungsteam erstellte ihn einschließlich der Tests und der Einrichtung des Drucks in etwa einem halben Arbeitstag. Seitdem lässt sich der Ablauf bei unterschiedlichen Wahlen erneut nutzen und bei Bedarf geringfügig anpassen. EMMA läuft auf einem lokalen Server innerhalb der gesicherten Infrastruktur und greift mit klar definierten Berechtigungen auf die vorhandenen Fachverfahren zu. Dank des No-Code-Ansatzes kann das Digitalisierungsteam Prozesse selbst entwickeln, testen und anpassen, auch ohne zusätzliche Schnittstellen. Bereits im zweitägigen Workshop mit Grundig Business Systems entstanden erste einsatzfähige Workflows. Heute übernimmt die digitale Kollegin wiederkehrende Aufgaben und schafft Freiräume für Tätigkeiten, bei denen die Erfahrung und Entscheidungskompetenz der Mitarbeitenden gefragt sind.