Pourquoi votre fondation a-t-elle décidé de s'équiper d'un tel dispositif de dictée numérique?

La mise en place du système de reconnaissance vocale développé par GBS s'est faite en 2016, au moment de remplacer les dictaphones qui fonctionnaient sur cassettes. Sachant que nous avons une organisation multisite, nous cherchions une solution centralisée qui nous permettrait de gagner du temps et de l'efficacité dans la réalisation des comptes-rendus médicaux. Nous avons ainsi commencé par équiper 5 de nos 7 secteurs de Maladies Rénales Chroniques (MRC), soit une trentaine de médecins.

Comment fonctionne la solution développée par GBS?

Rien de plus simple ! Chaque médecin équipé dispose d'un boîtier enregistreur sur lequel il va dicter son compte-rendu. Une fois cette étape terminée, il lui suffit de déposer son dictaphone sur un socle de déchargement dédié à cet effet. La dictée est alors transférée vers le Central Voice Transcriber (CVT), un logiciel de reconnaissance vocale centralisée installé à notre siège à Saint-Grégoire. Là, elle est transformée en texte. Chaque médecin étant identifié par son dictaphone, le document Word ainsi obtenu, accompagné de la dictée vocale, est ensuite automatiquement envoyé au secrétariat médical concerné. Pour la secrétaire qui reçoit ces fichiers, il ne reste plus qu'à effectuer les dernières corrections et la mise en forme du document. Autre avantage de la solution : sur la base du document fini, les corrections apportées par la secrétaire sont automatiquement reprises par le CVT, afin de venir enrichir l'empreinte vocale des médecins dicteurs et améliorer les utilisations ultérieures.

Quels effets a eu le déploiement de ce système?

Le premier effet notable est évidemment le gain de temps au niveau des secrétariats médicaux, estimé à au moins 30%. Ce temps libéré permet ainsi d’améliorer les conditions d’accueil de nos patients. A cela, il faut ajouter une plus grande qualité d’écoute pour les secrétaires et l'absence de pertes de données liées à des cassettes défectueuses. Pour les médecins également, il s'agit d'une véritable avancée. D'un point de vue logistique tout d'abord : sachant que nos médecins sont itinérants et exercent sur plusieurs sites de dialyse (35 au total répartis sur toute la région Bretagne), plus besoin de transporter des cassettes des différents centres vers le secrétariat. D'autre part, les comptes-rendus étant traités plus rapidement, ils sont également adressés plus vite aux correspondants médicaux pour un suivi plus efficace du patient. Enfin, il est plus facile de gérer les absences ou remplacements de secrétaires puisque tous les comptes-rendus sont dématérialisés. Autant dire, que l'effet escompté est atteint. Nous envisageons d'ailleurs prochainement de finir de déployer la solution sur l'ensemble de notre activité de MRC. Par la suite, nous pourrions également équiper nos médecins d'HAD.

Octobre 2017 - N°38 - Hospitalia