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Öffentliche Verwaltung

Aufgaben schneller erledigen
mit Spracherkennung und Automatisierung

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(nur für Organisationen mit mindestens 10 Nutzern)

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Mit Automatisierung und Spracherkennung gegen den Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel betrifft auch die öffentliche Verwaltung und wird sich durch bevorstehende Verrentungswellen voraussichtlich noch verschärfen. Viele Stellen sind budgetiert, bleiben aber unbesetzt. Umso wichtiger ist es, dass die bestehenden Mitarbeiter ihre Arbeit möglichst effizient erledigen können. Mit 70 Jahren Erfahrung in Behörden, hilft Grundig Business Systems dabei, Prozesse zu beschleunigen und mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben freizuschaufeln. Mit dem Einsatz von Diktat-Spracherkennung  kann der Dokumentenerstellungsprozess entlastet werden. Protokolle von Sitzungen lassen sich mit Gesprächs-Spracherkennung schneller automatisch transkribieren. Und dank der Automatisierung mit KI helfen virtuelle Kollegen bei der Abarbeitung von repetitiven Aufgaben.

Wahrscheinlich in 1 Monat refinanziert!

Gerade bei Landkreisen und Städten fallen umfassende Schreibarbeiten an. Im Sitzungsdienst müssen oft Protokolle erstellt werden. Und in unterschiedlichen Bereichen wie Gesundheitsamt, Jugendamt, Sozialamt, Bauamt oder Rechtsamt gilt es die Arbeit zu dokumentieren. 

Laut Kundenaussagen halbiert sich durch den Einsatz von Spracherkennung die Zeit, die für die Dokumentation aufgewendet werden muss. Einsparungen von bis zu 1 Stunde pro Person und Tag sind durchaus realisierbar. Auf die ganze Behörde gerechnet, lassen sich so möglicherweise Millionenbeträge einsparen. Der Jahresinvest ist oft schon nach einem Monat refinanziert.

Sie möchten wissen, wie hoch das Einsparpotenzial in Ihrer Organisation durch Spracherkennung ist? Dann verabreden Sie jetzt einen Termin mit uns!


Einsparpotential berechnen

Zeit für Erstellung von Dokumenten je Autor pro Tag

Minuten
Anzahl Autoren:
Stundensatz Autor:
Anzahl Schreibkräfte:
Stundensatz Schreibkraft:
Anschaffungskosten Autoren (Lizenz + Einrichtung):
Lohnkosten Autoren (Jahr / 220 Tage)(Rechung = (Minuten*220*0.10) / 60):
Autoren brauchen ca. 10% länger als die Diktatzeit

Lohnkosten Schreibkräfte (Jahr / 220 Tage):
Eine Schreibkraft benötigt zum Schreiben eines Diktates ca. 20% länger als das Diktat dauert

Ersparnis pro Jahr =
Die Investitionskosten amortisieren sich nach: Monaten
Investition
Einsparpotential pro Jahr
32780 €
Amortisationsdauer in Monaten
0,6
So errechnet sich die Ersparnis:
Der Autor benötigt ca. 10% länger als seine Diktatzeit für die Fertigstellung des Dokuments am PC.
Eine Schreibkraft würde etwa 50% länger als die Diktatzeit für das Tippen des Textes und Fertigstellung des Dokuments benötigen. Diese Kosten entfallen.
Und auch der Autor spart sich den kompletten Korrekturlauf nachdem das Dokument im Sekretariat geschrieben wurde, der noch mal mindestens 50% der Diktatzeit gebraucht hätte.
Hier lesen Sie mehr zum Einsparpotential mit Spracherkennung >>

Prozesse automatisieren mit KI

Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht es, zeitaufwendige und regelbasierte Aufgaben wie Antragsbearbeitung, Betrugserkennung, Dokumentenmanagement, Fristenüberwachung, Erinnerungen, Notfallwarnungen und Bürgerkommunikation effizient zu automatisieren. Mithilfe kognitiver KI und Robotic Process Automation (RPA) können digitale Assistenten Benutzerinteraktionen in Software nachahmen und die Verwaltung gezielt unterstützen. Angesichts von Fachkräftemangel und Digitalisierungsstau bietet die Automatisierung eine Lösung, um Teams zu entlasten, Effizienz zu steigern und Raum für wertschöpfende Aufgaben zu schaffen.


Speech-to-Text von Sitzungen und Meetings

Das Erstellen von Sitzungsprotokollen ist eine zeitraubende Tätigkeit. Besonders aufwendig sind Wortprotokolle. GoSpeech als KI-basierte Transkriptionssoftware übernimmt für Sie die Verschriftlichung Ihrer Audio- und Videoaufnahmen. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie ihr spracherkanntes Transkript zur Fertigstellung. Hierbei werden verschiedene Sprecher sicher erkannt. Machen Sie Ihre Sitzungen durchsuch- und teilbar - DSGVO-konform und auf ausschließlich deutschen Servern.
Webinar Spracherkennung in der kommunalen Verwaltung


Digta 7 - Mobil und einfach zu bedienen

Sind Sie hin und wieder unterwegs und diktieren auch außerhalb Ihres Büros, so empfehlen wir den Kauf unseres digitalen Diktiergeräts Digta 7. Die Bedienung ist per Schiebeschalter besonders leicht, zudem gibt es mit dem „Easy Mode“ eine Menü-Variante, in der nur die wesentlichen Diktierfunktionen angezeigt werden. Somit können Sie sich ganz auf das Diktieren konzentrieren. Außerdem profitieren Sie von der bekannten Grundig-Qualität: Unsere Geräte sind robust und natürlich „Made in Germany“.


Frau nutzt Spracherkennung an Schreibtisch mit Hilfe von digitalem Diktiermikrofon SonicMic 3

Dokumente gleich fertigstellen mit Spracherkennung direkt am PC

Wer lieber direkt am PC diktiert, trifft mit dem USB-Diktiermikrofon Digta SonicMic 3 eine exzellente Wahl. Dieses Mikrofon ist auf das stationäre Diktat sowie Spracherkennung optimiert. Nuance, führender Hersteller von Spracherkennungslösungen, hat das Digta SonicMic 3 getestet und die Höchstbewertung für die Erkennungsgenauigkeit mit der Spracherkennung Dragon vergeben. 


Draufsicht des SonicMic 3 mit Funktionstasten

Barrierefrei diktieren und transkribieren

Unsere Diktier- und Sprachverarbeitungslösungen eignen sich auch zum barrierefreien Diktieren und Transkribieren. Zum Diktieren empfehlen wir vor allem unsere Diktiermikrofone, wie das SonicMic 3, die einfach nur mit dem Daumen bedient werden. Die Funktionstasten sind individuell belegbar. Außerdem ist die Software über Hotkeys steuerbar. Die Schreibsoftware DigtaSoft Pro lässt sich komplett über Tastenkürzel bedienen und arbeitet mit den gängigsten Screen Readern zusammen. Wir beraten Sie gerne auch zu Möglichkeiten der Bezuschussung von Beschaffung und Installation durch das Integrationsamt.


Sensible Daten der Verwaltung schützen

Der Schutz personenbezogener Daten hat in der öffentlichen Verwaltung höchste Priorität. Mit den Lösungen von Grundig Business Systems können Sie ein in DSSPro aufgenommenes Diktat automatisch während des Diktatvorgangs in Echtzeit mit 256 bit verschlüsseln. Auch eine nachträgliche Verschlüsselung ungeschützter DSS- und DSSPro-Diktate ist möglich. Die Diktate werden sowohl von den digitalen Diktiergeräten als auch von der Sprachverarbeitungssoftware DigtaSoft Pro mit dem entsprechenden Passwort wieder entschlüsselt. Mobile Diktiergeräte der „Digta 7“-Serie können Sie darüber hinaus mit einem PIN-Code vor unbefugtem Zugriff schützen. 


Referenzen zum Einsatz digitaler Diktiergeräte sowie Spracherkennung

Hier wird unsere Technologie in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt

Stadtverwaltung Radolfzell

Stadtverwaltung Radolfzell

Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle des Gemeinderats Radolfzell sind u.a. verantwortlich für die Organisation und Durchführung der regelmäßig stattfindenden Gemeinderatssitzungen. Dazu gehört auch die anschließende Protokollerstellung der Gremiensitzungen, die bislang ausschließlich manuell erfolgte.

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Stadtverwaltung Ostfildern

Stadtverwaltung Ostfildern

Bislang wurden die Gemeinderatssitzungen in der Stadtverwaltung Ostfildern vor Ort protokolliert und anschließend anhand von Tonaufnahmen verschriftlicht - ein Prozess, der einen enormen Zeitaufwand bedeutete, insbesondere für Sitzungen mit einer durchschnittlichen Länge von 3 Stunden und Wortmeldungen von über 30 Personen.

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Verwaltung Lahn-Dill-Kreis

Verwaltung Lahn-Dill-Kreis

Mit Ausbruch der Corona-Krise Anfang 2020 erhöhte sich das ohnehin hohe Dokumentationspensum noch weiter. In Zusammenarbeit mit Grundig Business Systems wurde eine Lösung entwickelt, um den Dokumentenflow zu beschleunigen. Die Praxis zeigt, dass die Arbeitsweise mit digitalem Diktat und Spracherkennung nachweisbar Zeit spart.

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AWO Bayreuth

AWO Bayreuth

Bei der AWO in Bayreuth fällt gerade in der Pflege sehr viel Dokumentationsaufwand an, da jeder Schritt exakt protokolliert werden muss. Früher wurde das per Hand erledigt, dies führte oft zu Ungenauigkeiten. Mitarbeiter, die jetzt mit Spracherkennung arbeiten, haben wesentlich mehr Kapazitäten, sich um ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern.

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Justiz Sachsen

Justiz Sachsen

Die Justiz Sachsen hat sich sich in einer Ausschreibung für die Lose Digitales Diktat, Spracherkennung und Diktier-Hardware für Grundig Business Systems als Komplettlösungsanbieter entschieden. Die Dokumentenerstellung wurde dadurch signifikant beschleunigt.

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Besuchen Sie unser Webinar

Wir laden Sie herzlich ein, unser Webinar jederzeit anzusehen! Erfahren Sie, wie die No-Code-Lösung EMMA Geschäftsprozesse ohne IT-Kenntnisse automatisiert und Zeit sowie Kosten spart. Sehen Sie jetzt unser aufgezeichnetes Webinar und erfahren Sie, wie Robotic Process Automation (RPA) mit kognitiver Künstlicher Intelligenz (KI) Ihre Abläufe optimieren können. 
Schauen Sie jetzt rein und gestalten Sie die Zukunft der Automatisierung mit uns!